Как эффективно управлять временем

Думаю, многие слышали про тайм-менеджмент, видели различные статьи и книги, но вникли ли вы в суть и внедрили что-то в свою жизнь?

Сейчас в эпоху постоянных дедлайнов и нехватки времени техники управления временем становятся все более популярными, но многие пропускают эту информацию и не считают ее полезной. Но разве это правильно? Ведь намного эффективнее будет найти для себя рабочую методику планирования и успевать больше, чем вы успеваете делать сейчас.

Сначала расскажу о привычках, которые стоит внедрить в свою жизнь, а затем про эффективные методики тайм-менеджмента.

Как оптимизировать свое рабочее время

1. Заведите ежедневник. Вам не придётся держать в голове все планы на день/неделю. Так будет проще распределить нагрузку на несколько дней и не пропустить дедлайн. Лучше сначала записывать более важные и приоритетные дела, а что-то незначительное оставить на свободное время.
2. Концентрируйтесь на работе. Вы можете не замечать, но постоянные ответы на сообщения, уведомления, листание ленты отнимают ваше время. Создайте вокруг себя спокойную атмосферу, уберите телефон и займитесь делом, не отвлекаясь.
3. Давайте себе отдых. Ставьте временные рамки работы и отдыха, например, 25 минут работы и 7-10 минут перерыва.
4. Делайте разминку. Физические упражнения позволяют отвлечь мысли, расслабить ум и привести тело в тонус после сидячей работы.
5. Делите большие проекты на небольшие задачи. Лучше не браться за большое дело сразу и пытаться сделать его за 1 день. Это только приведёт в состояние стресса. Разбейте большое задание на более мелкие и распределите так, чтобы успеть к поставленному сроку.
6. Делегируйте. Если есть обязанности, которые можно разделить или поручить другому, а самому освободить время на выполнение более приоритетного задания - делайте это.

Это основные советы, которые помогут вам не терять время впустую.

Далее рассмотрим наиболее эффективные техники тайм-менеджмента, однако стоит уточнить, что методик много, вам не нужно пытаться опробовать все. Лучше подберите наиболее комфортную для вас технику и используйте ее.

Метод АВС

Выпишите все свои дела и разделите их на три группы (если дел много, можно увеличить количество групп).

• А - важные и срочные дела, которые нельзя не выполнить
• В - важные, но несрочные. Невыполнение этих дел не приведёт к серьёзным последствиям сейчас, поэтому их можно сделать немного позже
• С -  дела, связанные с вашим эмоциональным, внутренним состоянием (прогулку с друзьями, время на хобби и т.д.).

После того, как вы выписали свои дела, начинайте выполнять их, двигаясь от более приоритетных к менее.

Матрица Эйзенхауэра

Метод был создан президентом США Эйзенхауэром. Он делил лист на четыре квадрата и распределял в них свои дела. Метод позволяет распределить свои дела по срочности и важности и ничего не пропустить.

Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод позволит составить распорядок дня, подходящий именно вашего режиму сна, пику продуктивности и активности. Вам нужно определить, к какому типы вы больше подходите и планировать день в соответствии с наиболее подходящими для вас часами.

Хронотипы:

• «Медведи». Комфортно просыпаться с 7 до 11, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а отход ко сну должен быть не позднее 23 часов.
• «Львы». Могут вставать без будильника с 5:30 до 10, наиболее продуктивны с 10 до 17, отход ко сну лучше до 22:30.
• «Волки». Тяжело встают по утрам, просыпаются в промежутке с 8 до 12, эффективно работают до 20 и ложатся спать ближе к 00.
• «Дельфины». Люди с беспокойным режимом сна. Могут рано просыпаться, но имеют трудности с отходом ко сну, из-за чего сбивают режим. Пик активности с 10 до 18.

Автор методики Бреус считает, что использовать своё время эффективнее получится, если подстроить своё расписание под личные биоритмы.

Техника pomodoro

• составить список задач на день с учетом приоритетности;
• работать над задачей 25 минут;
• после 25 минут делать перерыв в 5-10 минут. Во время перерыва можно сделать разминку, проверить соцсети, перекусить;
• спустя 4 подхода по 25 минут сделать большой перерыв на 15-20 минут;
• повторять работу по 25 минут, пока не закончите задачу.

Метод 1-3-5

Каждый день планируйте 9 дел:

• 1 - самая важная задача
• 3- дела, которые нужно выполнить в течение дня
• 5 - мелкие задачи, которые выполняются по возможности

Здесь важно соблюдать количество дел и не превышать его, иначе метод окажется неэффективным.

Что может мешать эффективно управлять временем

1. Отсутствие целей. Ваши цели не записаны или не сформулированы конкретно и четко. Вы не понимаете, какие задачи для вас приоритетны.
2. Отсутствие списка задач.
3. Отвлекающие факторы (уведомления, звонки, постоянные разговоры и т.д.).
4. Многозадачность. Стараясь сберечь время, люди выполняют несколько дел одновременно, но часто это не приносит результата. Человек не вникает в процесс, совершает ошибки или выполняет работу поверхностно.
5. Недостаток отдыха. Организму может не хватать отдыха и энергии, тогда мозг не будет работать на полную мощность и никакие техники не помогут.

Попробуйте распланировать своё время, разделить дела по приоритетности, поставить конкретные цели и сроки и выбрать подходящую именно вам технику управления временем. Все получится!